Concours Science POP 2024

Organiser une compétition Science POP à l’interne
Toutes les compétitions internes devront avoir lieu entre le 1er mai et le 1er octobre 2024. Les institutions participantes peuvent inclure un, deux ou trois des défis Science POP décrits à la section ‘Les défis’, à leur discrétion, mais doivent être autonomes dans l’obtention du financement requis pour la tenue de leur compétition Science POP interne et l’attribution de prix. Les institutions participantes pourront bénéficier du soutien de l’équipe coordonnatrice de Science POP dans l’organisation de leur compétition et profiter d’une variété d’outils développés par le Comité de gouvernance. Ces outils, qui seront mis à la disposition des institutions participantes au plus tard le 1er avril, incluent:

• Outils graphiques : Logo officiel du concours Science POP, bandeaux de courriel, bannière pour site Web, visuels pour réseaux sociaux, gabarits d’affiches promotionnelles, gabarits de diapositives pour les présentations par les candidats et candidates aux défis, gabarits de certificat pour la remise de prix et d’attestation de participation au concours, etc. 
• Outils logistiques : Site Internet préconstruit sur la plateforme Fourwaves (à la discrétion de l’institution participante; frais de 400$ pour version de base et de 800$ pour version complète), gabarit de formulaire d’inscription des candidats et candidates aux défis, formulaire d’engagement à leur faire remplir, aide-mémoire pour l’organisation d’une compétition, etc.
• Documents de référence : Fiches synthétiques des défis, fiche synthétique des règles de présentation, grilles d’évaluation normalisées et spécifiques à chaque défi, etc.

Pour un aperçu des étapes de l’organisation d’une compétition interne, consultez cet Aide-mémoire.

Accéder à la finale provinciale 
Une fois votre compétition interne terminée, la liste de l'ensemble des candidats et candidates ayant partricipé, en précisant ceux qui ont remporté la première place de chaque défi, doit être transmise au Comité de gouvernance au plus tard le 4 octobre 2024, via l’adresse courriel sciencepop@ircm.qc.ca. La personne-ressource de chaque institution participante recevra par courriel la liste des informations à fournir. Pour connaitre les modalités concernant l’hébergement des finalistes des institutions se trouvant en dehors de Montréal, contacter Science POP (sciencepop@ircm.qc.ca). La grande finale provinciale se tiendra les 21 et 22 novembre 2024 à l’IRCM, situé dans le cœur de Montréal. Les finalistes devront y participer en personne, devant un auditoire diversifié et les membres du jury. Toutefois, les présentations seront diffusées en ligne, en direct, afin de permettre à tout citoyen ou toute citoyenne d’y assister, indépendamment de son lieu de résidence. Les lauréats et lauréates du concours Science POP seront couronnés lors de la cérémonie de clôture de la finale provinciale. Il est attendu que la personne-ressource ou une autre personne représentant chaque institution participante soit présente à la finale provinciale, particulièrement à la cérémonie de remise des prix. L’annonce au grand public des grands gagnants et grandes gagnantes sera faite au cours de la semaine suivante par le Comité de gouvernance.

Aide-mémoire pour l'organisation d'une compétition 

Formulaire de soumission pour relever un défi 

Formulaire d'engagement pour les candidates et candidats 

Gabarit d’attestation de participation au concours 

Gabarit de certificat pour la remise de prix

Formulaire d’engagement pour les juges 

Grilles d’évaluation normalisées et spécifiques à chaque défi 

Guide du juge-bénévole pour le défi média 

Guide du juge-bénévole pour le défi santé durable 

Guide du juge-bénévole pour le défi vulgarisation 

Outils graphiques 

Bandeau de courriel 

Gabarits d’affiches promotionnelles 

Comment obtenir un code QR 

Visuels pour réseaux sociaux et le site Web 

S’inscrire pour relever un défi 
Toute personne intéressée à participer au concours Science POP à titre de candidat ou candidate d’un défi doit d’abord consulter les critères d’admissibilité (voir section ‘Les règles du concours’, ci-dessous) puis consulter la liste des institutions participantes, qui sera publiée dans la semaine du 26 février 2024, afin de vérifier si son établissement organisera une compétition interne dans le cadre de l’édition 2024 du concours. Les modalités de l’inscription (dates, informations à fournir telles que photo de profil, titre et brève description de la présentation, etc.) à la compétition interne correspondante seront transmises aux communautés étudiantes par la personne-ressource de l’institution participante.

Se préparer à une compétition interne
Dès le 1er avril 2024, des documents de référence et des outils de formation seront mis à la disposition des candidats et candidates aux défis, pour développer leurs compétences en communication et les aider à ajuster leur présentation aux attentes du défi. Le Comité de gouvernance organisera des séances mensuelles (facultatives) de Q&R sur Zoom, à partir du mois d’avril, pour répondre aux questions des candidats et candidates quant aux attentes et particularités de chaque défi (détails à venir).

Se préparer à la finale provinciale
Au cours des mois d’octobre et de novembre 2024, les finalistes de chaque institution participante auront l’occasion de rencontrer individuellement un des divers experts en communication, selon leurs besoins en vue de la finale provinciale (détails à venir au cours de l’été 2024).
 

Les critères d’admissibilité  

Institutions participantes
Les établissements pouvant devenir institution participante et tenir une compétition interne sont : 

• Toute université de la province du Québec offrant des programmes de cycles supérieurs en sciences de la santé.
• Tout centre ou institut de recherche affilié à une université québécoise et dont une des missions est la formation de la relève étudiante en sciences de la santé;  

Il est impossible de tenir plus d’une compétition interne au sein d’un même établissement (ex : départements, programmes, campus, etc.).

Candidats et candidates 
Les personnes éligibles à relever un défi du concours Science POP sont :  

• Les étudiants et étudiantes inscrits à temps plein à un programme de 2e ou 3e cycle d’une université québécoise et effectuant des activités de recherche liées aux sciences de la santé;  
• Les chercheurs et chercheuses effectuant un stage postdoctoral en lien avec les sciences de la santé au sein d’une université, d’un centre ou d’un institut de recherche du Québec;
• Les étudiants et étudiantes aux cycles supérieurs provenant d’une autre province canadienne ou de l’étranger et effectuant un stage de recherche au sein d’une université, d’un centre ou d’un institut de recherche du Québec.

Les candidats et candidates aux défis doivent remplir ces critères d’admissibilité du moment de leur inscription au moment de leur participation à la compétition interne de leur institution participante. Toute modification subséquente de leur statut (graduation, passage direct, fin de stage postdoctoral, etc.) n’aura pas d’incidence sur leur admissibilité à la finale provinciale. Le Comité de gouvernance doit toutefois en être avisé, via l’adresse sciencepop@ircm.qc.ca. 

À NOTER QUE LES LAURÉATS ET LAURÉATES DU PRIX DU SCIENTIFIQUE EN CHEF (1ère place d’un défi) ET DU PRIX JACQUES-GENEST (2è place d’un défi) DE LA FINALE PROVINCIALE 2023 DU CONCOURS SCIENCE POP NE SONT PAS ÉLIGIBLES À L’ÉDITION 2024. Ils sont néanmoins encouragés à participer, quoique hors concours. Les personnes ayant reçu un Prix du Public peuvent se présenter comme candidat ou candidate.

Les obligations des institutions participantes

Identité visuelle
Tout matériel promotionnel et/ou audiovisuel utilisé dans le cadre du concours Science POP (affiches, bannières, logos, polices, etc.) doit être construit à partir des outils fournis par le Comité de gouvernance (dès la semaine du 26 février). Si un outil supplémentaire est requis, nous invitons les personnes-ressources de chaque institution participante à en faire la demande via l’adresse courriel sciencepop@ircm.qc.ca. Toute publication sur les réseaux sociaux doit contenir le mot-clic #sciencepop. 

Accessibilité 
L’IRCM et le FRQS recommandent aux institutions participantes de prévoir des compétitions respectueuses des valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui encouragent les personnes issues de groupes minoritaires à relever un défi. En ce qui concerne la langue, l’utilisation du français est encouragée; il est toutefois possible de tenir une compétition et/ou d’effectuer une présentation en anglais, pourvu qu’un service de traduction simultanée soit offert à l’auditoire. La finale provinciale sera animée en français, avec traduction en direct sous forme de sous-titres. 

Implication du public
La mission du concours Science POP est d’abord et avant tout de promouvoir le dialogue entre les scientifiques et la société qui les entoure. En ce sens, les institutions participantes sont fortement invitées à impliquer le grand public dans les différentes sphères de leur compétition, que ce soit à titre de membre de l’auditoire, de bénévole ou de juge. 

Embargo pour les finalistes d’une compétition interne 
Toute diffusion d’un enregistrement audiovisuel ou des diapositives des présentations gagnantes sur une tribune publique (ex : sites Web, réseaux sociaux, infolettre, etc.) avant l’annonce au public des lauréats et lauréates de la finale provinciale par le FRQS et l’IRCM entraînera la disqualification des candidats et candidates en question. Un courriel sera transmis aux personnes-ressources et aux finalistes lors de la levée de l’embargo.

Les obligations des candidats et candidates 

Participation unique 
Les personnes désirant participer au concours Science POP ne peuvent pas s’inscrire à plus d’une compétition interne parmi celles organisées par les diverses institutions participantes. En outre, une seule présentation peut être éligible à remporter un prix et permettre ainsi au candidat ou à la candidate d’accéder à la finale provinciale. Toute participation additionnelle doit se faire hors concours et la présentation éligible doit avoir été déterminée à l’avance, au moment de l’inscription. 

Présence à la finale provinciale
Dès le moment de leur inscription, les candidats et candidates aux défis doivent s’engager à être disponibles pour participer en personne à la finale provinciale, prévue les 21 et 22 novembre 2024, s’ils remportent la 1ère place du défi relevé à la compétition interne de leur institution participante. En cas de situation inattendue les empêchant d’y participer en personne, le candidat ou la candidate au 2e rang prendra leur place à la finale. Cette décision sera irréversible.

Consentement 
Les candidats et candidates aux défis doivent consentir à ce que leur nom, leur photo, les détails de leur présentation et tout enregistrement audiovisuel où ils et elles figurent soient utilisés par le Comité de gouvernance et/ou ses partenaires au FRQS et à l’IRCM, à des fins promotionnelles. Ceci pourrait être sous forme de pages Web, de communiqués (courriels, infolettres, nouvelles, articles de journaux, publications sur les réseaux sociaux, etc.), de productions multimédias (capsules vidéo, films, DVD, etc.), ou de montages artistiques (affiches, expositions, etc.).

Embargo
Les candidats et candidates aux défis doivent respecter l’embargo décrit à la section ci-haut (Les obligations des institutions participantes > Embargo pour les finalistes d’une compétition interne).

Directives spécifiques aux défis
Indépendamment du défi relevé, chaque candidat et candidate devra fournir, au moment de son inscription à une compétition interne, un titre et une brève description de sa présentation. Des instructions seront fournies par le Comité de gouvernance. En revanche, chaque défi a une durée maximale, des consignes et des permissions différentes. Les candidats et candidates doivent s’assurer d’en connaître les détails, en consultant les documents de références qui seront mis à leur disposition dans la semaine du 26 février 2024. Pour toute question ou incertitude, le Comité de gouvernance leur recommande de contacter la personne-ressource de l’institution participante ou d’écrire à l’adresse  sciencepop@ircm.qc.ca.

Support visuel lors de la présentation
Pour relever un défi, les candidats et candidates doivent préparer une présentation sous forme d’un discours oral (pas de chanson, de poème, de mime, etc.), dépourvue de trame sonore ou de narration préenregistrée. Le support visuel (diapositives et/ou accessoire sur scène, tel que permis par chaque défi) n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé. Les candidats et candidates doivent être l’auteur ou l’autrice des images, dessins, animations et vidéos utilisés. À défaut, il est impératif de s’assurer que le matériel utilisé est libre de droits d’auteur ou avoir l’autorisation de les utiliser et fournir une référence complète. FINALE PROVINCIALE: L’accessoire devra être un objet personnel, sobre et facile à transporter; il ne pourra être sur scène que pendant la durée de la présentation. Toute diapositive utilisée comme support devra être 1) construite à partir des gabarits fournis par le Comité de gouvernance, 2) en format 16:9 à l’écran et 3) présentée via le logiciel Microsoft PowerPoint (aucune conversion en PDF ou autre type de fichier). Les notes de présentateurs et les aide-mémoires seront interdits, autant à l’écran que dans les mains ou sur le lutrin.